(一)合同管理意识薄弱，合同管理制度不健全

在合同管理方面，医院管理层与工作人员对合同管理的重视度不高，风险规避与制度保障意识不强，导致合同存在“重订立，轻履行”的现象。尤其在合同履行过程中，因对合同具有法律约束性了解不深，在医院履行约定义务的同时未能充分维护自身权利，易使医院合法权益受到侵害。

在日常业务开展过程中，医院涉及的合同种类、数量繁多，但因合同管理制度未完善从审批到归档等环节的具体措施，合同内部审计难度加大。在合同订立审查中，存在合同条款不全面、不完善的现象。如在施工合同的签署过程中，条款内容既不符合医院施工需求，也未遵守施工规范。此外，对于违约责任与赔偿措施均无明确条款约定，这给合同履行带来极大风险。

(二)无统一归口部门管理，监督力度薄弱

医院的组织结构设置中未有专门的合同管理部门，导致合同处于由使用科室分散管理状态。因缺乏统一管理，合同档案缺少统一编号，使得合同丢失现象时有发生，这给管理人员监管合同履行情况带来了阻碍。

在合同审查过程中，未能结合原签订的合同条款对合同履行时签订的补充合同或变更、解除合同进行审查，导致补充协议中约定的条款与原合同存在出入，是合同履行过程中的另一大隐患。

(三)合同管理流程不规范，责任追究机制不完善

在审批流程方面，面对种类繁多的合同，职能部门未能严格对合同与内容进行把关，审批环节重形式、轻质量。同时，因合同管理信息化建设滞后，医院合同的管理仍使用传统的纸质审核流程，合同内容未能实现信息共享，存在审批时间长、未按顺序依次审批等情况。医院在合同的管理中，大多关注合同事项的监管，却忽略对未按规定履责人员的追究，易使违规人员有机可乘。

(一)提高管理层合同管理意识，优化合同管理内部控制制度

通过开展与合同管理相关的学习培训，加强医院管理层及相关工作人员对合同管理重要性的认识。同时，还应加强对法律条款的了解与学习，切实维护自身的权利。

在合同管理内部控制制度完善上，首先，建立健全合同内部管理制度。制度上不仅要明确合同授权审批与签署权限，还要加强对合同订立、履行、监督、归档等环节的管理，通过明确各部门的责任与义务，为合同审计提供制度保障。此外，还应包括与合同纠纷有关的条款，需制定相应的解决措施;其次，完善合同会签制度。明确使用部门、归口管理部门、招标办公室、审计、财务、法务、监察等科室在合同审查中的角色与重点关注的内容。对于未实施各部门会签的合同，医院办公室不应予以办理相关的合同签章手续;最后，建立合同履行制度。明确合同履行流程，将合同履行结果与使用科室、归口职能科室挂钩，联合纳入年度绩效考评中。

(二)完善医院组织架构，加强内部审计监督

在组织架构设立方面，在院办下设立合同归口管理部门，并由专人按照合同类别进行登记、编号、复印，办理合同签收和归档手续。此外，与合同有关的申购单、询价报告、验收报告、补充合同等均应妥善保管，合同复印件分送财务科与审计科备查。合同经办科室也应留存一份合同原件，以作为合同履行的依据。

在内部审计监督上，第一，在合同签订前，基于“三重一大”的原则，对于一定金额以上的财务支出需要进行严格论证，并呈报院长办公会或院党委会进行决策。此外，审计科应严格审查项目资金来源、审批程序、项目利益关系、合同主要条款、当事人资质等合同内容;第二，在合同执行时，严格审查采购货物、工程与服务的验收情况，对于需要变更的事项，相关补充协议也应经过各部门审查会签;第三，审计科对合同管理要实行事前、事中、事后的审查监督控制。通过定期进行内控测试，对存在于合同流程中的风险和漏洞进行规避与完善，并做出评价意见。

(三)改善合同管理流程，建立责任追究机制

合同管理流程可细分为“三阶段六环节”，三阶段包括合同订立、履行与后评价，六环节包括合同条款订立、文本审查与签署、条款履行及问题处理、结算付款、登记存档、后评估。

以采购医疗设备为例。首先在合同订立阶段，对于院内询价项目，基于对供应商的尽职调查，询价小组应与供应商对设备型号、厂家、数量、金额、付款方式、保修期等主要内容协商一致。询价小组通过比选、议价、竞争性磋商或竞争性谈判进行采购，并由监督部门对该过程进行监督，采购项目归口管理部门实施采购并将结果报院长办公会审批通过后，进入合同文本审查与签署环节。设备使用科室、归口管理部门、招标办公室、审计科、财务科、法律事务科、监察室等部门均应对合同中技术参数、商务、权利与义务条款进行审查。各部门会签手续完成后，交由院长办公室办理合同签章手续。

其次在合同履行阶段，则由设备使用科室、归口管理部门与财务科跟进设备的验收、使用情况。若在合同规定时间内送达并验收合格，则在约定时限内付款;若在合同履行过程中出现设备损坏或未按时送达，则按照合同其他条款约定执行。当合同履行完毕后，需按照归档规范将合同及相关材料完善归档。

最后在后评价阶段，对于公开招标的项目，应组织招标办公室、审计科、监察室等相关部门对项目招标过程的合法合规性、投标人表现、招标代理机构的服务质量及招标成果进行评价。此外，还应对设备的使用情况、产生的经济效益进行评估，进而完善日后设备采购与合同管理工作。

为进一步提升合同管理质量，医院可以借助强大的信息系统设立责任追究机制。通过实时跟踪合同流转与审批，实现执行有痕、追究有据。若存在未经审批私自篡改合同，造成合同无效或无法履行，有损了医院正当权益，应追究相关人员责任。

结合《行政事业单位内部控制规范(试行)》中对内部控制的相关要求作为理论基础，分别从优化内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通及内部监督五方面出发，完善医院合同管理内部控制体系。

在内部环境方面，优化“院长负责制”。院长作为医院主要负责人，需对本院内部控制的建立健全、有效实施负责。

在风险评估方面，加强对风险点的关注。签订合同时，关注合同的经济活动范围及条件的明确性;合同履行时，关注合同的执行及监控的有效性;合同引起纠纷时，关注合同纠纷协调机制建立的完善性;合同归档时，关注合同档案管理的安全性。

在控制活动方面，强化合同管理全过程控制。首先明确各部门与岗位的审批权限，并建立财务科与合同归口管理部门的密切沟通，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合;其次，明确合同订立范围与条件，加强采购论证程序，组织财会、法律、技术等岗位人员参与合同条款的订立工作中;然后，监控合同履行情况，降低无法履约合同出现的概率，加大对补充合同或变更条款的审查力度，并由相关部门对补充签订合同的行为做充分说明。此外，财务科应按照合同履约条件及实际履约情况进行转款;最后，合同归口管理部门应对合同进行分类管理、详细登记、完整归档。

在信息与沟通方面，畅通医院内外部信息沟通渠道。首先，加强医院内部信息系统建设，精简合同管理流程，加强职能部门与使用部门间的沟通，提高工作效率。其次，通过加强业务人员培训，以提高业务人员工作水平，有效减少并规避在合同条款订立过程中有损医院权利的条款。最后，业务人员利用外出学习与培训的机会，提高与本行业专家的交流，促使有价值的外部信息向医院内部传递。

在内部监督方面，明确相关部门职责，建立自我评价机制。基于不相容职务互相分离原则，建立监督制衡机制，根据合同管理模式、风险情况明确相关部门在合同管理中的职能定位，以提高工作质量，降低舞弊风险。内部审计部门应建立合同管理全过程跟踪与监管的审计方案，同时还应建立大数据审计思维，提高运用数据审查问题、分析问题的能力。各职能部门定期对合同内部控制的有效性进行评价，并在出具自评报告后向院长汇报。